Як відомо, на сьогодні функції з прийому звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування за найманих працівників (далі –звіт з ЄСВ) від страхувальників здійснюють органи Державної фіскальної служби України, але на органи Пенсійного фонду України покладені функції по веденню Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі-РЗОДР), одним із основних джерел формування якого є персоніфіковані відомості про застрахованих осіб та інформація про нарахування страхових внесків за застрахованих осіб (далі - ЗО), що подається страхувальниками у складі даної звітності.

Останнім часом збільшилися звернення бухгалтерів підприємств Дніпровського району, що найчастіше стосуються виправлення допустимих помилок та заповнення реквізитів у таблицях що містять персоніфіковані відомості щодо трудових відносин та нарахованої заробітної плати (доходу) працівників.

Таким чином, Дніпровське приміське об’єднане управління Пенсійного фонду України Дніпропетровської області продовжує роз’яснювальну роботу та звертає увагу роботодавців на деякі основні вимоги до заповнення та коригування відповідних таблиць звіту з ЄСВ, що прямим чином впливають на достовірний облік відомостей в РЗОДР та відповідно на більш достовірний розрахунок майбутнього розміру пенсійних та інших соціальних виплат.

Основним документом, що регулює Порядок заповнення та виправлення помилок у звіті з ЄСВ є Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435 (далі – Порядок № 435) у редакції Наказу Мінфіну від 11.04.2016 №441 Про внесення змін до даного Порядку.

Для заповнення персоніфікованих відомостей працівників про трудові відносини Порядком № 435 передбачена обов’язкова Таблиця 5 додатка 4 „Відомості про трудові відносини осіб”, призначена для попередньої реєстрації застрахованих осіб у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, але вона подається страхувальником тільки у випадку дій пов’язаних з укладенням або розірванням трудових угод (цивільно-правового договору), наданням відпустки по догляду за дитиною, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що детально викладено у п.8 розд. IV Порядку № 435. Якщо, за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано таких фактів таблиця 5 не формується та не надається.

Бухгалтерами ж при формуванні звіту найчастіше допускаються помилки, як наприклад, неподання дати початку або кінця трудових відносин, помилкове зазначення дати закінчення трудових відносин в таблиці 5 за умов наявності нарахованого заробітку (доходу) по особі і т.ін.. У результаті, в формах довідок для нарахування (перерахунку) пенсії, інших соціальних виплат за РЗОДР відсутні дані щодо кількості календарних днів стажу в звітному місяці. Виправлення даних помилок здійснюється поданням таблиці 5 зі статусами “скасовуюча” або „додаткова”. Наприклад, для повного скасування відомостей, подається Таблиця 5 зі статусом “скасовуюча”, при необхідності коригування реквізитів подаються Таблиці 5 зі статусами „скасовуюча” та “початкова”, якщо в Таблиці 5 у звітному періоді взагалі не зазначено жодної дії щодо застрахованої особи, передбаченої п.8 розд.IV Порядку №435, подається Таблиця 5 зі статусом „додаткова” за попередній період. Особливості виправлення помилок в Таблиці 5 детальніше викладені в розділі V Порядку №435.

Для заповнення персоніфікованих відомостей працівників щодо нарахованої заробітної плати (доходу) Порядком № 435 передбачена Таблиця 6 додатка 4 „Відомості про нарахування заробітної плати (доходу грошового забезпечення) застрахованим особам”, призначена для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу) у звітному місяці. Дана інформація вноситься до персональних облікових карток застрахованих осіб РЗОДР. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій ЗО залежно від бази нарахування ЄВ та розмірів ставок, що визначені у додатку 2 до Порядку № 435. Основні вимоги заповнення Таблиці 6 детальніше викладені у п.9 розд.IV Порядку № 435. При формуванні даної таблиці бухгалтерами допускаються такі помилки, як наприклад, коли по застрахованій особі заповнюється реквізит коду типу нарахувань „2” - сума заробітної плати (доходу) нарахована в попередніх звітних періодах, на яку страхувальник самостійно донараховує суму ЄСВ, але при цьому код категорії ЗО зазначено „1” - працівник на загальних підставах та відповідно зазначено суму нарахованої заробітної плати за місяць (основної, додаткової, крім відпускних). Дана помилка призводить до неправильного формування реквізитів Таблиці 1 „Нарахування єдиного внеску„, коли суми основної бази нарахування ЄСВ підтягуються в рядки донарахувань та доутримань ЄВ у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах, що позбавляє працівника страхового стажу. Таким чином, необхідно чітко дотримуватися правил заповнення кодів типу нарахувань, які передбачені лише у виключних випадках визначених у п.9 розд.IV Порядку № 435. Основні вимоги виправлення помилок в Таблиці 6 детально викладені у розд.V Порядку №435. Так, відповідно до п.1 Порядку №435 у разі виявлення помилки у Звіті до закінчення строку подання цього Звіту страхувальник повторно формує та подає Звіт у повному обсязі до органу доходів і зборів за місцем обліку. Чинним вважається останній електронний або паперовий Звіт, поданий страхувальником до закінчення строків подання звітності, визначених цим Порядком.

Відповідно ж до п.2 Порядку у разі виявлення страхувальником у Звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (крім сум), що стосується страхувальника або застрахованої особи, подаються скасовуючі документи, тобто страхувальник повинен сформувати та подати Звіт за попередній період, який містить: перелік таблиць Звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми "скасовуюча" з відомостями, які були помилкові, на одну або декількох застрахованих осіб та відповідну таблицю із зазначенням типу форми "початкова" із зазначеними правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб, при цьому таблиця 6 додатка 4 до цього Порядку повинна містити дані щодо кожної застрахованої особи окремо. Звіт, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблиць 1-4 додатка 4 до цього Порядку. При цьому внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу та у зв'язку з цим до нарахованих сум єдиного внеску за звітний місяць при формуванні і поданні скасовуючих документів не допускається.

Треба відзначити, що відповідно до п.3. Порядку, якщо страхувальником взагалі не подавався Звіт за попередній звітний період (періоди), то у поточному звітному місяці не допускається відображення сум нарахованого єдиного внеску застрахованим особам за попередній звітний період (періоди). У такому випадку страхувальник зобов'язаний подати Звіт за поточний звітний період та у разі потреби окремо за попередній період (періоди). Згідно п.5 Порядку тільки якщо страхувальником дійсно здійснюється донарахування (зменшення) єдиного внеску у зв'язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх періодах, застосовуються коди типу нарахувань, передбачені пунктом 9 розділу IV цього Порядку.